Akten digital archivieren

Statt Akten in Regalen zu stapeln, nutzen viele Unternehmen heute Systeme zur digitalen Archivierung. Dabei müssen sie eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen einhalten, um elektronische Dokumente rechtskonform zu archivieren. Auch für kleine und mittlere Betriebe wird die digitale Aktenablage immer wichtiger. Allerdings müssen die Betriebe dabei einige Dinge beachten. Dazu gehören unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. Das sind die zehn Regeln auf die Unternehmen bei der elektronischen Archivierung achten sollten. Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, also möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung abzulegen. Eine zentrale Anforderung der "GoBD" betrifft die Unveränderbarkeit. Hier muss der Betrieb gewährleisten, dass sich die Hardware z. Hier ist wichtig: Alle Archivierungsobjekte müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden z. Dokumenten-ID, Dokumentenart, Zuordnung zu Stammdaten, Belegnummer, zeitliche Zuordnung.

Akten digital archivieren: Die besten Methoden

Die konkreten Arten von Dokumenten, die archiviert werden müssen, sind gesetzlich geregelt und können je nach Branche und Art des Betriebs variieren. In der Regel liegen die Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Dokumente sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die Aufbewahrungsfristen und die Verjährungsfristen laufen. Diese Grundsätze umfassen:. Überdies müssen alle Änderungen an archivierten Dokumenten genau dokumentiert werden, Datenmengen dürfen nicht einfach reduziert werden und die ursprünglichen Formate müssen erhalten bleiben. Im Falle einer Prüfung ist es relevant, dass das Ablagesystem von einer dritten Person verstanden und benutzt werden kann. Unter digitaler Archivierung versteht man die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in elektronischer Form. Heute ist es kein Problem mehr, Akten digital vorzuhalten. Der Prozess umfasst in der Regel folgende Schritte:. In manchen Fällen kann eine Mischung aus analoger und digitaler Archivierung sinnvoll sein, um die Einführungskosten zu senken.

Wie man Akten effizient digitalisiert

Frei von Papier — ein Traum, der durch die digitale Archivierung wahr wird. Wie die digitale Archivierung funktioniert und warum es sinnvoll ist, Dokumente digital zu archivieren, erfahren Sie hier. Die digitale oder elektronische Archivierung ist die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten und digitalen Datenträger. Dieser Prozess wird elektronische Speicherung genannt. Das können ehemals papiergebundene Dokumente sein, die nun in digitaler Form vorliegen, oder bereits digitalisierte Dokumente, wie E-Mails, Bilderdateien oder digitale Rechnungen. Für die digitale Archivierung benötigt ein Unternehmen ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem DMS , das entweder aus der Cloud oder lokal betrieben wird. Die elektronische oder digitale Archivierung birgt viele Vorteile für Unternehmen und wird im Gegensatz zur analogen Archivierung in Papierform immer beliebter. Sie profitieren gleich auf mehreren Ebenen. Bei der elektronischen Archivierung erfolgt das Wiederauffinden von Dokumenten in der Regel über eine einfache Suchfunktion.

Vorteile eines digitalen Archivs

Eine Archivierung im eigenen Archiv ist hier sicherlich die günstigste Form der Akten Aufbewahrung. Es steht Ihnen kein Platz zur Aufbewahrung der Akten zur Verfügung, Sie suchen nicht öfter als pro Jahr eine Akte. In diesem Fall sollten Sie sich unbedingt ein Angebot für die externe Aktenlagerung einholen. Zu geringen monatlichen Gebühren lagern auch wir Ihre Akten ein, und stellen bei Bedarf Dokumente oder Akten zur Verfügung. Am Ende eines jeden Jahres kümmern wir uns auch um die Aktenvernichtung. Die Frage nach ausreichend Platz steht nicht im Vordergrund, der Zugriff auf abgelegte Akten findet aber öfter als 1X pro Jahr statt. Immer wenn auf abgelegte Akten aus dem Archiv zugegriffen wird, ist es sinnvoll Akten digital zu archivieren. Als Faustformel können Sie vermerken: Je öfter Sie auf abgelegte Dokumente aus einem Ordner zugreifen, desto wirtschaftlicher ist es Akten digital zu archivieren. Im Zuge der Digitalisierung stellen viele Unternehmen auf den digitalen Posteingang um. Eingehende Belege werden tagesaktuell gescannt und archiviert.